Die Pro Design Electronic GmbH führte im Herbst 2018 die Software Materialwirtschaft im Gleichgewicht (MiG), mit dem Ziel einer noch effizienteren Arbeits- und Produktionsplanung, ein. Nach einem knappen halben Jahr ziehen die Verantwortlichen aus Materialwirtschaft, Arbeitsvorbereitung und Vertrieb ein Fazit.

Eine effizientere Produktionsplanung, gerade in Zeiten einer sehr guten Auftragslage war ein lang ersehntes Ziel von Pro Design. „Gerade wenn der Vertrieb viele Aufträge gewinnt, steigt der Druck auf alle nachgelagerten Abteilungen. Einkauf, Materialmanagement, Arbeitsvorbereitung und auch die Produktion haben den Druck durch die positive Auftragslage gespürt“, erinnert sich Werner Fischhaber, Leiter des Qualitäts- und Prozessmanagements. René Dösinger, Leiter der Arbeitsvorbereitung, erinnert sich ebenfalls, wie der interne E-Mailverkehr stark anstieg, da unterschiedlichste Abteilungen Informationen suchten oder im Gießkannenprinzip wichtige Informationen streuten, in der Hoffnung, dass der richtige Ansprechpartner die Information erhält.

„Intern waren unsere Kommunikationswege klar, aber durch den Druck vom Kunden und die steigende Auftragslage wurde es immer schwerer diese Kommunikationswege einzuhalten“, so Fischhaber. Christine Schwegler, Key Account Managerin, bestätigt:“ Unsere Kunden standen ebenfalls unter einem gehörigen Lieferdruck. Dies war erkennbar, da die Anzahl der Anrufe, in denen Kunden wissen wollten, ob die Produktion schon gestartet wurde, anstiegen. Und natürlich möchte man hier als Vertrieb auch eine Antwort geben und begibt sich auf die Informationsrecherche.“ Kurzum, eine Lösung musste her.

In diesem Zuge erinnerte sich Fischhaber an einen Fachartikel über MiG und einen zurückliegenden Besuch eines Bestückerfrühstück des Clusters für Mechatronik und Automation, an dem Andreas Koch, geschäftsführender Gesellschafter der Perzeptron GmbH, MiG vorstellte. Mitte 2018 nahm Fischhaber dann Kontakt zu Perzeptron auf und MiG wurde im Herbst installiert. „Der Einkauf war hierbei federführend. Wir wollten das Spannungsfeld zwischen Abteilungen abbauen und die E-Mailfluten mit Materialnachfragen aus der Produktion reduzieren“, erklärt Fischhaber. Bevor MiG implementiert wurde, wurden zusammen mit dem Einkauf sowie der Arbeitsvorbereitung und der Prozessleitung die internen Strukturen und Prozesse analysiert. „Dabei konnten wir weitere Ziele ableiten. So sollte es möglich sein, dass alle Abteilungen einen einheitlichen Überblick über die aktuelle Materialsituation gewinnen. Ebenfalls sollten die bestehenden Lagerbestände reduziert werden“, erinnert sich Markus Renner, geschäftsführender Gesellschafter der Perzeptron GmbH. Renner führte den Workshop mit Pro Design vor Ort durch. Im Anschluss an diese Zieldefinierung wurde MiG im September installiert. Die Vernetzung des lokalen ERPs mit MiG erfolgte dabei problemlos.

Schon nach kurzer Zeit konnten die Verantwortlichen von Pro Design die ersten positiven Entwicklungen erkennen. „Da alle Beteiligten nun auf den gleichen Informationsstamm zurückgreifen und sich die notwendigen Informationen selbstständig besorgen können, ist der interne E-Mailverkehr um ca. 80% zurückgegangen“, so Dösinger. Die gesamte Produktionsplanung hat sich vereinfacht, da auf Grund der graphischen Darstellung der Bauteilsituation Entscheidungen schneller und einfach getroffen werden können. Bauteilengpässe oder Fehlbestellungen werden frühzeitig erkannt, so dass eine angemessene Reaktion durch den Einkauf möglich ist. Des Weiteren konnte innerhalb der ersten sechs Monate der Bauteillagerbestand reduziert werden. „Dank MiG können wir jetzt dem Kunden auch sehr leicht sagen, ob seine Produktion schon gestartet wurde oder nicht. Dies führt natürlich auch zu einer erhöhten Kundenzufriedenheit“, bestätigt Schwegler auch die positive Entwicklung für den Vertrieb.

Die deutlichsten Veränderungen waren aber im Einkauf zu sehen. „Der Einkauf hat jetzt eine kompakte Übersicht zu den diversen Materialfragen, wie beispielsweise die geplanten oder zugesagten Liefertermine, voraussichtliche Lagerbestände, bestellte und gelieferte Bauteile usw. Daraus ergab sich, dass der Einkauf jetzt wieder agiert und nicht mehr nur reagiert“, so Fischhaber. Doch neben diesen positiven Entwicklungen sind noch einzelne Aufgaben offen. So muss der Vertriebsaußendienst noch aktiv in MiG eingebunden werden.

„Gerade in Zeiten von starken Auftragseingängen werden die Bereiche erkennbar, in denen Unternehmen sich weiter optimieren müssen. Pro Design hat genau erkannt, an welchen Stellschrauben gearbeitet werden muss und hat daraus Rückschlüsse und Maßnahmen abgeleitet. Dies muss hervorgehoben werden und wir stellen fest, dass Pro Design in kurzer Zeit schon sehr gut mit MiG arbeitet. Alle Beteiligten haben den Nutzen der Software für ihren Arbeitsbereich verstanden“, hebt Renner hervor. Dies lässt sich auch an den internen MiG-Meetings feststellen. „Zum Start haben wir uns wöchentlich zusammengesetzt und uns über die Arbeit mit MiG ausgetauscht. Mittlerweile finden diese Meetings nur noch monatlich statt. MiG wird mehr und mehr zu einer Selbstverständlichkeit in unserem Unternehmen“, unterstreicht Fischhaber.

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